EL PROCESO DE NEGOCIACION

1.            Prenegociación: se caracterizaría por aquellas acciones orientadas a conocer el problema, evaluación de las circunstancias y definición de intereses y posiciones. Se debe hacer antes de sentarse en la mesa. Se busca y se analiza la información. Esto servirá de insumo para la identificación del problema y la fijación de posiciones. La situación presente y su perspectiva futura, son factores fundamentales para la actitud de las partes en relación al comienzo de una negociación. Las negociaciones se clasifican en estructuradas o desestructuradas. Las estructuradas son aquellas donde el proceso de la negociación se encuentra predefinido. Un elemento esencial en la estructura de la negociación es la agenda que contiene temas a negociarse, orden de tratamiento, intervinientes, etc.

El costo del proceso de negociación se compone por: horas hombre de los negociadores, horas hombre del personal de apoyo, honorarios de consultores contratados, honorarios de mediador o árbitro, gastos de viáticos y alojamiento, gastos de comunicación y gastos de asesoría legal. El costo total debe ser proporcional a la magnitud de la operación que se está negociando y a la importancia de los intereses. Si los objetivos de las partes son similares a negociaciones anteriores el proceso se simplifica, fomentando a que las partes establezcan vínculos negociadores estables.

Acciones:

            Constitución del equipo negociador: el equipo negociador básico está constituido por un jefe o coordinador y especialistas en aspectos técnicos, legales, comerciales, etc. El apoyo logístico debe estar proporcionado por la propia organización, de allí el beneficio de negociar en casa. Punto neutral: sede.

            Evaluación del clima y condiciones generales de la negociación: permite determinar el grado de dificultad a enfrentar. Hay que analizar:

1.   Poder negociador: implica la capacidad de influir, inducir o dominar una situación. El equipo debe evaluar la situación de poder relativo a la que se va a enfrentar, desarrollando tácticas para fortalecer su poder.

2.   Experiencia negociadora: hay que analizar el grado de profesionalidad del negociador, que se mide mediante un espectro acotado por extremos como: negociador infante y negociador profesional. Combinándose así Infante-infante (un mediador imparcial), Infante-profesional (infante contrate grupo profesional, conlleva generalmente a resultados injustos) y profesional-profesional (normalmente conduce a soluciones eficientes)

3.   Necesidad del acuerdo: la necesidad del objeto en negociación puede ser igual o diferente, afectando ésta la conducta del negociador. La actitud depende de las alternativas fuera de la mesa. Las empresas deben desarrollar un sistema de previsión de reservas elevadas para no llegar a un acuerdo desfavorable por falta de tiempo en insumo de empresas monopólicas.

4.   Análisis de intereses: el problema se hace evidente cuando hay una incompatibilidad entre los intereses en juego dentro del propio equipo negociador. La organización que coloca en 1º lugar el interés particular de los miembros por encima del institucional, no tiene futuro. Primero hay que hacer una negociación interna para acordar los intereses del grupo.

             Fijación de objetivos y estrategias: los objetivos que se persiguen se refieren a: aspectos globales (objetivos generales) y aspectos puntuales (cláusulas específicas). El encadenamiento lógico vendría medido por la relación:

                 

                      Intereses    -->     objetivos   -->   estrategia  -->   tácticas   --->    resultados

Uno de los puntos más importantes en la negociación es que uno tiene que tener su BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement). Éste es su MAAN(Mejor Alternativa a un Acuerdo Negociado). Es importante saber cual es el BATNA del otro y hay que verificar que éste continúe disponible durante el proceso de negociación. Si las soluciones que te presenta la otra parte son mejores que tú BATNA entonces hay que concentrar fuerzas en la negociación, caso contrario hay que retirarse lo antes posible.

            Identificación y graduación de variables: en la prenegociación el equipo debe identificar y hacer un inventario de  las variables que deben negociarse. Cada variable debe ser cuantificable (más fácil cuantificar la variable precio que calidad). Si no se consideró una variable al inicio se corre el riesgo de que en la negociación uno pueda dar una respuesta improvisada (riesgo de error) o un pedido de tiempo para consulta a superiores (aumento de costos por más tiempo neg.). Las variables se clasifican según su importancia en 3 categorías: sensibles, ordinarias y superfluas.

            Sistemas de compensación: las variables se pueden negociar horizontalmente (regateo dentro del espacio de negociación de una variable) como verticalmente (mediante compensación entre variables). Esta situación genera la necesidad de encontrar criterios de equivalencias entre variables. 

            Evaluación del otro equipo negociador: antes de sentarse a negociar es necesario conocer los intereses de los oponentes (enfoque cooperativo), siendo esta una tarea difícil dado que predomina la actitud competitiva, lo cual hace que las organizaciones protejan su información. Por este motivo algunas empresas practican las tácticas de espionaje.

2.            Negociación formal: lo principal para sentarse a negociar es tener preparada la agenda, dado que si es a agenda abierta, la falta de claridad puede provocar conflictos por diferentes interpretaciones y en consecuencia dañar el clima de negociación. Esto se produce porque se agregan asuntos, se cambian los participantes o el cronograma, etc. Otro punto importante es escoger el foro, lo cual implica no solamente elegir un sitio fijo, sino además la aceptación de los procedimientos y reglas del mismo. En el foro se desarrollan las funciones de mediación. En los foros se negocia con la intervención de varios países o partes, o bien en forma bilateral pero dentro de un marco de multilateralidad. Ej. Problema entre Argentina y Brasil, se resuelve en la OMC donde median los 178 países miembros. Las negociaciones entre organismos generalmente es conducida por carriles técnicos, conforme instrucciones emanadas por el sector político. La presencia del nivel político es requerido en las siguientes circunstancias:

o    Para firmar el acuerdo

o    Para definir un marco de principios para un acuerdo

o    Para eliminar impasses que los niveles técnicos no consigan resolver

            En la etapa 2 es donde se aplica todo el esfuerzo realizado en la etapa anterior. Es el momento de emplear la estrategia y las tácticas definidas, así como testear las hipótesis posibles y de comportamiento formuladas.

Contratación y ejecución: la etapa de contratación formal comienza cuando las partes han llegado a un acuerdo sobre todos los puntos en discusión y se hace necesario darle al asunto una redacción formal que sirva para explicar de la mejor manera posible los derechos y obligaciones de las partes. La formulación de contratos constituye una tarea profesional, ya que debe cumplir con aspectos técnicos de forma y fondo específicos.

Si hay discrepancias en la redacción del contrato, las partes pueden negociar las diferencias. Si se produce un impasse imposible de superar, la gestión fracasa. En el caso de problemas en la fase de ejecución se tienen las siguientes opciones:

o   Renegociar los términos, de manera que sea accesible para la parte que incumple y aceptable para la otra

o   Requerir la ejecución vía judicial

o   Solicitar la intervención de un árbitro

            En la medida que el tiempo de ejecución del contrato sea prolongado, mayor será el riesgo de aparición de conflictos o incumplimientos del contrato. En este caso hay que establecer cláusulas de fuerza mayor redactadas por especialistas. También se deben incluir cláusulas punitorias para el caso de incumplimientos. Las fuentes de referencia básica para la contratación serían: los usos y costumbres, legislación y jurisprudencia nacional, acuerdos y convenciones de organismos      internacionales, experiencias de empresas.

            Clasificación de las cláusulas contractuales:

o    C. Preliminares: se refieren a su capacidad básica para contratar. Hacen referencia a: forma del acto (como se va a realizar, teléfono, escrito) , introducción (se describen las partes), capacidad (para obligarse a las partes)

o    C. Específicas: son aquellas que se refieren al producto, aspectos operacionales como fecha, forma de pago, etc.

o    C. Convencionales: permite definir aspectos que confieren al convenio el carácter internacional al determinar características locales en relación al lugar a donde se contrate y se ejecute la operación. Se trata la legalidad, jurisdicción, penalización, contingencia, arbitraje.

o    C. de Estilo: están en desuso en la medida que no son modificables. La tendencia es proporcionar mayor flexibilidad a las partes contratantes. Se destacan las cláusulas de fuerza mayor o caso fortuito. 

3.            Negociación y contratación internacional: la internacionalización implica participación y negociación en los foros tanto a nivel privado como público. Cualquier país al negociar debe adquirir capacidad negociadora a nivel internacional, y esto requiere el montaje de un sistema estratégico económico internacional, configurado por 3 subsistemas esenciales: inteligencia económica internacional, comercial internacional y de negociación. El hecho de que los sujetos que participan de la relación contractual pertenezcan a diferentes países con diferentes sistemas jurídicos lleva al tema de conflictos de leyes y jurisdicción y a la necesidad de armonizar las reglas que rigen la contratación internacional. Caso de ello son: Convención de la CCI y las Naciones Unidas sobre contratación internacional, los Incoterms que regulan los riesgos y costos del transporte.

            Actores de la negociación: los actores pueden ser profesionales o no profesionales. Se entiende por profesional aquel con         experiencia negociadora y de contratación. Profesional-No profesional: que el contrato sea muy favorable para el experto, pudiendo llevar a la renegociación, a una acción arbitral o de justicia. No profesional-No profesional: seguramente se bloqueen las negociaciones y sean más largas, y si se llega a un acuerdo no sea la solución eficiente o que dadas las deficiencias de redacción se dificulte la ejecución del contrato. Profesional-Profesional: se llega a un contrato eficiente.

           

 Agentes de apoyo:

a)         Facilitador: su función es crear condiciones para que las partes se junten y acepten negociar.

b)         Mediador: su función es la de acompañar el proceso de negociación, colaborando para la búsqueda de un acuerdo, clarificar e interpretar las posiciones expresadas por las partes efectuando resúmenes del proceso. Éste interviene por solicitud y aceptación de las partes.

c)         Árbitro: designado de común acuerdo por las partes, teniendo la capacidad de fallo normativo de las propuestas que recibe de las partes. El árbitro puede decidir, el mediador puede opinar.

d)         Normador: su función es la de definir las reglas y procedimientos bajo los cuales la negociación será conducida, es necesario en tratativas complejas, generalmente este papel se le asigna a las organizaciones internacionales. Ej. OMC.

 El contrato como etapa de la negociación: es decir, se debe plasmar en un instrumento lo convenido, que dentro de los formatos clásicos, diferirá según la naturaleza  de la negociación. Hay una relación indisoluble entre la negociación y la contratación, siendo éstos procesos complementarios que comprenden:

a)         Preparación para la negociación

b)         Implementación de la negociación

c)         Elaboración e implementación del contrato

            En la mayoría de los contratos se pueden negociar las cláusulas del modelo, en cambio cuando no se pueden alterar, se  llama contrato de adhesión. El concepto de modelo es útil porque permite tener una base para elaborar el inventario de variables que serán objeto de negociación.